Asiakasrekisterin (kuolinpesä- ja perunkirjoitukset) tietosuojaseloste
- Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot
Asiakasrekisteri (kuolinpesä- ja perunkirjoitukset)
Interra Palvelut Oy (Malmin Hautaustoimisto)
Juha Muurimäki
050 538 7380
juha.muurimaki@malminhautaustoimisto.fi - Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään kuolinpesän selvittämistä ja perunkirjoituksen toimittamista varten sekä
rekisterinpitäjän ja kuolinpesän osakkaiden tai heidän edustajiensa välisen asiointisuhteen hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä perunkirjoituksen laatimiseksi, kuolinpesän osakkaiden
selvittämiseksi, perukirjan toimittamiseksi viranomaisille sekä kuolinpesän asioiden hoitamiseksi lain
edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja käytetään perunkirjoitukseen liittyvien palvelujen suunnittelussa, hallinnassa,
toteutuksessa ja laskutuksessa sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Henkilötietojen käsittely ei
sisällä markkinointia eikä tietojen käyttöä muihin kuin perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden
hoitamiseen liittyviin tarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja itse tai käyttää apuna alihankkijoita. Alihankkijoiden kanssa
henkilötietojen käsittelystä on sovittu sopimuksin ja tarvittaessa liitteenä olevilla lisäohjeistuksilla.
Automaattista päätöksentekoa tai siihen liittyviä järjestelmiä ei käytetä. - Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin seuraaviin
oikeusperusteisiin:
Rekisteröidyn suostumus (esim. markkinointi, uutiskirjeet)
Sopimus (esim. asiakassuhde)
Lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito, verotus, muu lainsäädäntö)
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. osakkaiden / testamentin edunsaajien henkilötietojen hankinta)
Lisätietoa oikeusperusteista: https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet - Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista on saatavilla tietosuojaviranomaisen sivustolla:
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainitulle
rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. - Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Keräämme seuraavia tarkoituksenmukaisiksi katsottuja henkilötietoja:
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite, hetu, sukulaisuussuhde, perilliset,
perimysasemat, perinnön tiedot, lesken varat ja velat, kuolinpesän rahasuoritukset, ennakkoperinnöt,
vakuutuskorvaukset, testamenti ja testamentinnsaajan tiedot, valtakirjat, edustajat ja muut vaaditut
tiedot
Muut ylläpitoa vaativat tiedot ja mahdollisia tietopyyntöjä koskevat lisätiedot. - Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse, internetin kautta
tai muilla vastaavilla tavoilla.
Rekisteröidyn on annettava kohdassa 5 kuvatut tiedot, sillä ne ovat edellytys rekisterinpitäjän tuotteiden ja
palveluiden käyttämiselle. Jos tietoja ei anneta, palveluita ei voida toimittaa, mikä voi vaikuttaa
rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisiin sopimuksiin. - Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään sopimuksen tai palvelun toimittamisen edellyttämän ajan, ja mahdollisesti
pidempään lain niin vaatiessa.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy seuraavasti:- Niin kauan kuin rekisteröity käyttää tuotteita tai palveluita, tai voimassa olevan sopimuksen ajan.
- Muita lakisääteisiä säilytysaikoja noudatetaan tarvittaessa.
Muussa tapauksessa sovellamme seuraavaa säilytysaikaa:
0-3 vuotta
Rekisterinpitäjä tarkistaa henkilötietojen tarpeellisuuden säännöllisesti ja poistaa vanhentuneet tiedot.
- Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja organisaation sisällä tarpeen vaatiessa, jotta asiakkaalle
voidaan tarjota tuotteita ja palveluita.
Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja ulkopuolisille alihankkijoille, jotka suorittavat toimenpiteitä
rekisterinpitäjän puolesta ja joiden kanssa on laadittu erillinen sopimus. Tällaisia tahoja voivat olla
esimerkiksi asiakasrekisterin ylläpitäjä ja tekninen toteuttaja sekä muut järjestelmätoimittajat, jotka
mahdollistavat palveluiden järjestämisen ja asiakasviestinnän.
Muissa tilanteissa rekisterin tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle. - Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri, järjestelmät ja tietokannat on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin
suojaustoimenpitein tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi.
Rekisterin tietoja voivat käsitellä ainoastaan rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt työtehtäviensä
edellyttämässä laajuudessa, sekä rekisterinpitäjän sopimuskumppaneina toimivat alihankkijat siltä osin
kuin se on tarpeen sovittujen palveluiden toteuttamiseksi. Alihankkijat sitoutuvat henkilötietojen
käsittelysopimusten mukaisesti käsittelemään tietoja asianmukaisesti ja tietosuojalainsäädännön
edellyttämällä tavalla.
